Por Ignacio Escobar, gerente general de Dataconcept.
Santiago, Chile. 10 agosto, 2010. Diariamente aumenta la cantidad de información que generan las empresas. Por este motivo, resulta imprescindible conocer las soluciones para resguardar este invaluable patrimonio digital. Los usuarios deben estar actualizados con los procedimientos que les permitan minimizar pérdidas ante posibles desastres como incendios, inundaciones, terremotos o hackeos.
En este proceso es vital conocer qué es respaldo y archivo, pues ambos sirven para almacenar el contenido que se maneja a nivel organizacional. Si se pudiera hablar de plazos, realizando una analogía, del primero se podría decir que funciona en el corto plazo y que el segundo actúa en un periodo más largo. Los datos trabajan de la misma forma: existen archivos activos, aquellos que se utilizan con mayor frecuencia y al mismo tiempo existen registros inactivos, requeridos con menor periodicidad. Sin embargo, se deben preservar y archivar de manera segura para usarlos más adelante.
Asimismo, en el caso del respaldo (backup) se necesita acceder rápidamente al contenido almacenado y también debe existir la capacidad de ejecutar una protección permanente, poder cambiarlos, renombrarlos y borrarlos. En cambio, archivar contenido implica resguardarlo ante pérdida de información, poseer documentos de revisión, mantenerlos seguros en el tiempo y/o satisfacer requerimientos legales.
Para respaldar se usan sistemas como Servidores Principales, NAS (Network Attached Storage) y RAID (Redundant Array of Inexpensive-Independent Drives). En cambio, al archivar se utilizan librerías ópticas; jukeboxes, bibliotecas de cintas y Silent Cubes.
A la hora de archivar se deben considerar algunas reglas elementales: el contenido no puede ser modificado ni borrado, tampoco debe ser retenido por periodos definidos, es necesario probar la autenticidad de la información y otorgar la posibilidad de acceder a ésta en una fracción de tiempo razonable.
Los beneficios de usar estos sistemas son múltiples: ahorrar energía, disponer de sistemas óptimos en donde se guarda la información y contar con buenos tiempos de respuesta ante el requerimiento de datos.
Al hablar de un óptimo respaldo y archivo debemos considerar el tipo de industria y la cantidad de contenido que ésta maneja. La banca, por ejemplo, trabaja con data delicada de clientes que deben guardar en un sistema seguro, y hoy, bastante de esa información es digital. Cualquier dato que se quiera obtener de las cartolas, movimientos de cheques o tarjetas de crédito, está en formato digital. Ese contenido, después de cierta cantidad de tiempo, sale de los servidores de consulta y se va a un sistema de respaldo y desde éste también debiera viajar a un sistema de archivo. En este caso, simultáneamente, se debería respaldar y archivar.
Dataconcept realiza archivo de información on line y off line. Las soluciones de archivo on line se realizan a través de Silent Cubes. Esta tecnología permite guardar información encriptada a través de un sistema llamado CAS (Content Addressed Storage). Lo que guarda es un algoritmo que lee la huella digital al archivo que se almacena y ese material queda como una imagen, por lo tanto no se puede modificar. Además posee un controlador WORM (Write Once Read Many), que significa que se puede escribir una sola vez, pero se puede leer muchas veces y no se modifica. Esto permite certificar que la información guardada hoy, será la misma que en cinco o diez años más, o en el tiempo que se estime conservarla.
En cuanto al archivo off line, Dataconcept toma la información digital y la traslada a un DVD o Blu-ray, con un software que genera un índice y una base de datos con la información que se está archivando. Mediante este software se genera un sistema que cada cierto tiempo le recuerda a la empresa que debe realizarse este procedimiento.
Asegurar la información, evitar pérdidas por desastres, resguardar el patrimonio digital de la compañía y cumplir con la legislación vigente, son los puntos centrales a la hora de proteger la información que generan las empresas. Es importante que ellas conozcan estos beneficios, con el fin de elevar su competitividad y posicionamiento en el mercado actual.
