Robert Faricy, Senior VIP, Infor Latinoamérica

Santiago, Chile. 24 febrero, 2010. La economía está volviendo a respirar, hay muchas señales alrededor nuestro. El instituto de Supply Management en mayo en los Estados Unidos informó que el desaceleramiento en la industria está mejorando a medida que las empresas de manufactura empiezan a producir nuevamente. Una buena señal sin dudas, pero, ¿Cómo sabe una empresa cuando comenzar a encargar materiales y a contratar mano de obra adicional?

Para muchas empresas de manufactura, existe un espacio entre la posibilidad de la empresa de ver las señales de la demanda y su capacidad para actuar. Tradicionalmente, esto se debe a que existe falta de visibilidad en forma precisa y en tiempo real en todos los departamentos de la empresa. Por ejemplo, los procesos de ventas, operaciones de manufactura y de finanzas no están siempre vinculados. En las empresas de manufactura tanto en grandes como pequeñas y medianas, los departamentos se basan en sistemas dispares de información que deben consolidarse manualmente. Manejarse con hojas de cálculo en Excel, que refleja información estática de solo un momento, significa que cada departamento debe recopilar los datos según sus necesidades; un proceso tedioso y sujeto a errores.

Imaginen este escenario. El material del inventario se está acabando, el departamento de ventas recibe ordenes de pedidos. Sin embargo, al no contar con un proceso de control, muchos departamentos de ventas no pueden aprovechar esta demanda, ya que solo se enteran cuando los clientes hacen la demanda. Entonces el planeamiento de la demanda y producción quedan retrasados y deben esperar a que lleguen las requisiciones para poder completar las ordenes. No hubo planificación alguna. Ahora es un tema de cuan rápido puede la producción ponerse a tiro con estos pedidos. Complicando las cosas aun mas, finanzas nota que hay un aumento en los costos cuando se le notifica que existe un aumento en los costos de compra y de producción debido al aumento en la demanda.

Este ejemplo es bien grafico e ilustra como su empresa puede no estar preparada para aprovechar una buena situación. Como la recesión ha hecho que muchas empresas limiten su capacidad disponible, pueden a veces necesitar 1, 2 y a veces hasta 5 trimestres para estar preparadas para cumplir con los requisitos de material y de mano de obra.
Existen varias áreas del negocio de manufactura en donde la tecnología ayuda a facilitar la carga y a que las empresas estén más preparadas para la recuperación económica, pero también herramientas que ayudan a actuar en situaciones de desaceleramiento.

Vinculos
Los sistemas dispares que se basan en procesos manuales y en documentación estática normalmente prolongan los tiempos del proceso y no son competitivos. Los pronósticos, presupuestos y planes deben estar vinculados a través de la empresa y con todos los departamentos.

Una empresa de 180 años en el sudeste de los EEUU, contaba con procesos manuales para mantener su información, es decir que los cambios en la demanda o en el inventario no se registraban hasta unas semanas después. Al darse cuenta que este proceso no era beneficioso, la empresa centralizó su libro mayor y la información de ventas para ofrecer a los gerentes acceso inmediato a una base de datos común y a números que vinculaban los datos detallados de ventas con la información financiera. Pasaron de un sistema de presupuestos basado en una hoja de cálculos problemática a un sistema integrado y pueden ahora generar un presupuesto de ventas, que fluye al presupuesto del inventario, y a su vez se integra al presupuesto de almacenes y de operaciones. Ahora pueden hacer el seguimiento desde el principio hasta el final de lo que venderán, como eso impacta al inventario y como afecta a los almacenes y bodegas.

Centralizar la información significa que el presupuesto real puede integrarse junto con los datos pronosticados en una sola aplicación, lo que permite comparaciones de datos. El impacto de las decisiones, como para impulsar la producción, aumentar las entregas, etc puede verse rápidamente y todos los departamentos tienen acceso a los mismos datos.

Retención de empleados
La recesión ha golpeado fuertemente a los empleados. El sector de manufactura ha perdido muchos puestos este año, el sector más golpeado especialmente en Estados Unidos según el reporte del Departmento de Trabajo y este panorama se repite en varios países de América Latina. Aquellos que quedan deben hacer más con menos, especialmente a medida que la producción crece. Lamentablemente muchos de los procesos son demasiado complicados y no dejan tiempo para comprometerse en actividades más estratégicas. Por ejemplo, el departamento de finanzas de una empresa de manufactura tiene que llevar a cabo las tareas de algún otro departamento individual. Debido a la menor cantidad de personal, deben ahora reunirse, consolidar y evaluar todos los datos de ventas, operaciones, marketing, etc. Esto toma mucho tiempo, y en muchos casos, no es lo que desean hacer los líderes del departamento de finanzas.

Una empresa recientemente utilizó una solución de performance management para consolidar 37 bases de datos que tenían alrededor del mundo en una sola base de datos segura y confiable. Este cambio disminuyó drásticamente el tiempo de la empresa para entender las implicaciones financieras de los cambios en la demanda, niveles de inventario y producción. Los empleados claves ahora dedican más tiempo a focalizarse en actividades estratégicas que se relacionan directamente con los objetivos corporativos, no en tareas administrativas que bajan aun mas la moral de los empleados. Además, la empresa puede entregar más responsabilidad al departamento de finanzas, debido a la automatización lograda gracias a la gestión del performance. Finanzas se beneficia gracias a mejores controles, precisión en los datos, y eficiencias logradas eliminando el proceso tedioso de consolidación de hojas de cálculo. Los usuarios también tienen una mejor comprensión de los números y pueden realizar análisis simples, dejando mas tiempo para que los expertos en finanzas se dediquen a analytics más complicadas.

Información sobre calidad
La respuesta “casi” no tiene ningún significado. ¿Cuál sería una buena respuesta? 97, 90 o 85% Hay que saber el monto máximo y mínimo y todos los detalles detrás de cada número. Pronósticos, modelos, planeamiento de la demanda, todos dependen de la información de calidad.

Una empresa global de manufactura de electrónica que factura US$ 13.000 millones se basaba en hojas de calculo individuales de 50 sitios separados para evaluar los pronósticos y reportes de los clientes. Estos se consolidaban manualmente en una hoja de cálculo Excel. Este procedimiento tenía errores y la información no era precisa en el momento que llegaba a la gerencia, ya que había sido recolectada tiempo antes. Por lo que la empresa decidió migar hacia performance management todos los procesos de reportes de pronósticos, presupuestos, reportes financieros y, de cliente, volcando todo en un sistema de reportes único basado en la web desde las hojas calculo de Excel. Ahora la gerencia cuenta con visibilidad de datos vitales del cliente, una herramienta eficiente para tomar decisiones operacionales dentro de los límites de tiempo necesarios.

Tengo confianza que ahora es solo cuestión de esperar a que la economía se revierta. El sector de manufactura, debe estar listo para aprovechar la oportunidad y no dejarla pasar a otras manos más competitivas. Hemos aprendido mucho de la recesión, debemos planificar mejor, debemos analizar y evaluar la información que tenemos, y debemos prepararnos lo mejor posible para tomar decisiones antes de que sea demasiado tarde.

Mas información sobre Performance management:
http://latinamerica.infor.com/soluciones/pm/

Por Robert Faricy, senior VIP, Infor Latinoamérica