José Cavoret, director de canales Cono Sur de Infor.

Santiago, Chile. 29 enero, 2009.  Hay un virus suelto que se contagia en las salas de conferencia en todo el mundo, se llama: “hubiese podido”. Sus síntomas son ojos cansados de tanto mirar hojas de cálculo y formulas.

Sentado frente a un grupo de ejecutivos, diciendo cosas como: “Deberíamos haber anticipado este cambio de rentabilidad, si nuestras hojas de calculo hubiesen considerado la crisis global. Hubiese podido planificar el presupuesto de otra manera si hubiésemos sabido que esto podría pasar”.

Las empresas intentan adaptar su negocio a la economía actual, y las reuniones semanales están llenas de comentarios “hubiese podido, podría, debería”. ¿Cómo se supera lo que no se hizo y se pasa a lograr una toma de decisiones informadas para conseguir los mejores resultados frente a los inconvenientes?

El primer paso es dejar la práctica de administrar el negocio a través de hojas de cálculo, ya que con este formato tenemos una versión propia de la verdad y no la versión de la empresa de la verdad.

La cura al síndrome se encuentra con una aplicación dedicada de performance management que administre todos los procesos de negocios claves para la estrategia, planeamiento, presupuesto, pronósticos y consolidación. Existe una sola versión de la verdad. Hace el seguimiento del performance, de manera de ajustar su estrategia cuando las condiciones del negocio cambian, como los cambios que surgen en la economía.

Veamos en forma rápida como una solución de planeamiento puede ayudar a mitigar los riesgos asociados con las crisis económicas. Este ambiente de planeamiento le permite crear modelos para su negocio. Básicamente, se diseñan escenarios “que ocurriría si”, que permiten simular los resultados financieros de una decisión de negocios antes de ejecutarla.

Cuanto debe una empresa recortar sus gastos operativos para cumplir con una meta de margen operativo? Con un sistema de planeamiento, se pueden recortar los gastos o los periodos determinados y luego distribuir los gastos entre distintas unidades operativas. Automáticamente tendrá respuestas de cómo deben ajustarse los gastos operativos en los distintos niveles de la organización y estas respuestas van directamente a los reportes financieros y de gestión.

Una vez que se determinan que cortes realizar y donde deben realizarse, es hora de recortar el presupuesto. Si ya ha intentado recortar los presupuestos en 87 hojas de cálculo, entonces sabe de que estoy hablando. Con una solución de presupuesto vinculada a la solución de planeamiento, se pueden vincular presupuestos dentro de la organización de manera que el presupuesto de ventas fluya en un presupuesto de inventario y luego en un presupuesto de operaciones. El presupuesto modificado se integra a los reportes claves de finanzas y gestión y luego los reportes se ajustan a medida que se ajustan los presupuestos.

No se preocupe, no está solo. El síndrome “hubiese podido” es una enfermedad que afecta a las personas que abusan de las hojas de calculo en todo el mundo. La gestión del performance es la cura que ayuda a hacer que el planeamiento, presupuesto y consolidación sean más eficientes y mucho menos dolorosos.

Mas datos en: http://latinamerica.infor.com/soluciones/pm/

Por José Cavoret, director de canales Cono Sur de Infor.